Redegjørelse Åpenhetsloven

Åpenhetsloven, redegjørelse for Micro Matic Norge AS 2023

Del A:

1. Generell beskrivelse av virksomheten:

Micro Matic Norge AS («Micro Matic») ble stiftet i 1969 og er i dag et nordisk selskap med hovedkontor i Asker. Micro Matic er en kompetansepartner og leverandør av produkter og løsninger til det norske proff-markedet i segmentene Installasjon, Inneklima og Byggautomasjon og Energi og Infrastruktur. Selskapet er kjent for sin brede produktportefølje og sine skreddersydde løsninger som sikrer høy kvalitet og lang levetid. Micro Matic er eid av Aars AS («Aars»), et familieeid investeringsselskap med en lang historie i norsk næringsliv. Aars har en selskapsportefølje som inkluderer blant annet Møller Mobility Group, Møller Eiendom, OneCo, Onitio, Alfa Sko, og flere andre selskaper.
Micro Matic er i dag organisert i tre forretningsområder; Installasjon, Inneklima og byggautomasjon og Energi og Infrastruktur, og ledet av en ledergruppe og administrerende direktør. Disse forretningsområdene er støttet opp av avdelingen markedsføring, finans, logistikk, digital, produkt og forretningsutvikling, kundeopplevelse og HR.
I respektive forretningsområdene leverer Micro Matic et bredt produkt og løsningsspekter. I Installasjon leverer vi innovative løsninger innen varme- og lysstyring, brannsikkerhet, og styringssystemer med en sterk tilstedeværelse i det norske installasjonsmarkedet. I Inneklima og Byggautomasjon leverer vi i hovedsak avanserte produkter for ventilasjon, inneklima, brannsikkerhet, og byggautomasjon, inkludert KNX-styringssystemer, brannstyring og alarmløsninger. I Energi og Infrastruktur leveres løsninger for el-sikkerhet, energimåling og overvåking, nettstasjonsovervåking, og strømskinner med tjenester som prosjektering og idriftsettelse.

2. Hvordan ESG-arbeidet og åpenhetsloven er forankret i organisasjonen.

I 2022 besluttet styret i Micro Matic en tydelig retning og strategi med fokus på ESG (Environmental, Social, and Governance) og bærekraft. Som en del av denne strategien ble det besluttet å etterleve åpenhetsloven. Bærekraft er jevnlig på agendaen i styremøtene for å sikre at organisasjonen tar ansvar for miljømessige, sosiale og styringsrelaterte aspekter. For å sikre implementeringen av bærekraftsmålene, er bærekraftsansvarlig en del av ledergruppen. I tillegg etablerte organisasjonen en styringsgruppe som jobber med bærekraft og fortsetter å utvikle og oppdatere bærekraftstrategien. Som et ytterligere tiltak for å sikre åpenhet og ærlighet, har Micro Matic signert grønnvaskingsplakaten, som forplikter oss til å rapportere åpent og ærlig om vårt bærekrafts arbeid, og til å være varsomme i vår markedsføring rundt bærekraft. Dette inkluderer arbeidet med åpenhetsloven.

I 2024 har Micro Matic jobbet videre med ESG strategien sin. Denne ble videreutviklet i samråd med våre eiere og et eksternt konsulentbyrå og tok utgangspunkt i en nåsituasjonsanalyse fullført i 2023. Gruppen som var involvert i videreutviklingen av strategien var administrerende direktør, direktør HR og bærekraft, direktør for finans og logistikk, økonomicontroller, direktør forretningsutvikling og produkt. Den oppdaterte strategien tar for seg ESG arbeid i tre pilarer: 1) Kunder og sluttbrukere, 2) Produkter og leverandørkjede og 3) i Micro Matic:

3. Varslingskanaler og klagemekanismer

Micro Matic har nylig revidert varslingsrutinene sine. Micro Matic sin varslingsrutine har som formål å avdekke og håndtere kritikkverdige forhold. Arbeidstakere oppfordres til å varsle om brudd på retningslinjer og lover. Varsling skjer normalt til nærmeste leder, og anonymitet er mulig. Prosedyre på varsling finnes i personalhåndboken til Micro Matic.

Micro Matic har også opprettet en kanal på nettsiden vår hvor allmenheten kan kontakte oss for spørsmål rundt ESG og åpenhetsloven eller melde fra om kritikkverdige forhold. Denne kanalen
støtter ikke anonyme henvendelser.

Del B:

4. Hvordan vi arbeider med åpenhetsloven og hvem som er ansvarlige

Micro Matic jobber med bærekraft i tre pilarer; Kunder og sluttbrukere, Produkter og leverandørkjede og i Micro Matic. Aktsomhetsvurderinger ligger underlagt pilaren for produkter og leverandørkjede. Aktsomhetsvurderinger er en viktig prosess som bidrar til å sikre at virksomheter tar hensyn til og håndterer mulige negative konsekvenser av sin virksomhet på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Denne prosessen er avgjørende for å sikre bærekraftig praksis og oppfyllelse av samfunnsansvaret i Micro Matic.

Micro Matic har aktivt arbeidet med å etterleve åpenhetsloven gjennom ulike grep. For å sikre etisk atferd og ansvarlig leverandørpraksis, har vi etablert en Code of Conduct for leverandører, som er et sett med etiske retningslinjer som leverandørene må følge. Dette bidrar til å sikre at samarbeidspartnere og leverandører opptrer i samsvar med selskapets verdier og standarder. Internt i Micro Matic har vi også etablert egne etiske retningslinjer, som gjelder for alle ansatte. Disse retningslinjene setter tydelige forventninger til ansattes oppførsel og etikk i deres daglige arbeid.

For å skape økt innsikt og transparens i leverandørkjeden, har Micro Matic også utarbeidet en omfattende leverandørundersøkelse. Denne undersøkelsen inkluderer spørsmål som berører temaer som menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljøforhold og styringssystemer. Denne undersøkelsen ble først tatt i bruk i 2023 for å gjennomføre due diligence for 2022 og har blitt brukt i 2024 for kontinuitet. Gjennom denne undersøkelsen får Micro Matic verdifull informasjon om leverandørenes praksis og kan identifisere eventuelle områder som krever forbedringer eller oppfølging.

Aktsomhetsvurderingen:

I Micro Matic er ansvaret for åpenhetsloven og bærekraft generelt fordelt på to personer. Vibeke Reiling er Direktør for HR og bærekraftsansvarlig, og er i dag en del av ledergruppen. Torjus Mjelde Grimsrud (controller) har en utførende rolle i bærekrafts arbeidet med aktsomhetsvurderinger, og er involvert i innsamling og analyse av data som er nødvendig for å vurdere risiko i verdikjeden.

I 2022-23 jobbet Micro Matic med å kartlegge verdikjeden sin og identifisere alle leverandørene. Dette inkluderte leverandørene til Scanelec AS («Scanelec»), et datterselskap av Micro Matic som ble fusjonert inn i Micro Matic i 2023. Dette ble gjort ved å ta ut informasjon fra virksomhetens ERP-system, inngående fakturaer, samt kontrakts arkivet vårt. Gjennom denne kartleggingen ble det dannet en klar oversikt over verdikjeden, og det ble tydeliggjort hvilke aktører som var involvert.

Det ble deretter tegnet opp et enkelt kart av verdikjeden som vi har brukt til å vurdere overordnet risiko og prioritering med tanke på leverandørundersøkelse og Code of Conduct.

Vår overordnede vurdering:

Underleverandører:

Underleverandører er et ledd i verdikjeden hvor Micro Matic ikke har fullstendig innsikt. Vi anser dermed underleverandører som et høyrisikoledd i vår verdikjede. Dette er på bakgrunn av fire risikoelementer. Elektrobransjen har en iboende risiko da det til tider kan være høyt tempo, overtidsarbeid og potensiell risiko for skader. Det er også råvarerisiko knyttet til underleverandører i bransjen. I utvinning av mineraler og metaller er det en iboende risiko for barnearbeid, tvangsarbeid, farlige og uanstendige arbeidsforhold, og brudd på menneskerettigheter. Informasjonsrisiko er også en vesentlig risiko i underleverandørleddet. Dette er grunnet veldig lite visibilitet inn i rutiner, praksis og arbeidsforhold hos underleverandører. Det er også en geografisk risiko tilknyttet underleverandører. Mange elektronikkselskaper har underleverandører som er basert i land som har iboende risiko for brudd på menneskerettigheter og uanstendige arbeidsforhold.

Utenlandske leverandører:

Utenlandske leverandører vurderes til et medium risiko ledd i verdikjeden vår. På lik linje som underleverandører, så er det en iboende bransjerisiko hos elektronikkselskaper.

Informasjonsrisikoen i utenlandske selskaper anser vi også som medium. Til forskjell fra underleverandører har vi direkte og god dialog med våre leverandører og har i større grad innsikt i praksis og rutiner. Likevel har vi ikke full oversikt over våre leverandørers praksis når det kommer til anstendig arbeidsforhold og menneskerettigheter, og vi anser derfor risikoen til medium. Det er også noe geografisk risiko i den utenlandske leverandørkjeden vår, da vi har enkelte leverandører som har hovedoperasjon i land som har en iboende risiko for brudd på menneskerettigheter.

Logistikkselskaper:

Logistikkselskaper vurderer vi til medium risiko. Dette er i hovedsak grunnet bransjerisiko og informasjonsrisiko. Logistikkbransjen har en kjent risiko for lange/ugunstige arbeidstider, høyt press på leveranseeffektivitet og mangel på arbeidskontrakter er en kjent problemstilling. Dette er forhold vi har lite innsikt i hos logistikkselskapene og det ansees derfor til å ha en medium informasjonsrisiko.

Norske Leverandører:

Norske leverandører har på lik linje som utenlandske leverandører noe bransjerisiko, men i Norge har vi strenge regler når det kommer til anstendige arbeidsforhold og arbeidstakers rettigheter. Dette gjør at vi vurderer risikoen hos norske leverandører til lav.

Tjenesteleverandører:

Tjenestene Micro Matic kjøper inn har også noe iboende bransjerisiko. Dette spesielt når det kommer til bransjer som renhold og vaktmestertjenester. Disse bransjene har en risiko for overtidsarbeid, ugunstige arbeidstider, og manglende tydelige arbeidskontrakter. Micro Matic har gode kontrakter med sine tjenesteleverandører og vi anser risikoen som lav.

Kart av verdikjeden:

Prioriteringer

I forbindelse med aktsomhetsvurderingen, har Micro Matic gjort noen prioriteringer blant leddene i verdikjeden, for å fokusere ressursene der vi har størst påvirkningskraft. Selv om risikoen er vurdert i alle ledd, har selskapet besluttet å sende undersøkelsen til sine produktleverandørledd. Dette valget er basert på vurderingen av risiko i leddet og at det er her Micro Matic har størst
innflytelse. Produktleverandørene våre er også porten inn til underleverandørene våre.

Vi vurderer underleverandørene med en høyere risiko, men på grunn av manglende kontroll og innsikt i underleverandørkjeden, er det nødvendig å starte med leverandørene direkte tilknyttet Micro Matic. Ved å engasjere og samarbeide med disse leverandørene, kan selskapet få en bedre forståelse av deres praksis og etablere mekanismer for å sikre ansvarlig praksis i hele
verdikjeden.

Dette valget reflekterer en strategisk tilnærming, der Micro Matic fokuserer på å bygge sterke relasjoner og samarbeid med sine nærmeste leverandører, for å oppnå positive endringer på et bredere nivå. Gjennom dette initiativet kan selskapet gradvis utvide innsikten og påvirkningskraften, for å inkludere også underleverandørene, og dermed redusere risikoen i hele verdikjeden over tid.

Faktiske negative konsekvenser avdekket:

Gjennom undersøkelsen som ble sendt til våre leverandører, har vi ikke avdekket noen vesentlige negative konsekvenser. Leverandørundersøkelsen ble sendt ut til 27 av våre største produktleverandører. Dette dekker ca. 98% av produktinnkjøpene våre målt i kroner. Av de 27 har 13 besvart undersøkelsen. Dette er ned fra 2023 hvor 17 leverandører besvarte henvendelsen vår.

Av de 13 leverandørene som svarte på undersøkelsen, ga 54% tilbakemelding om at de har full kontroll over hele verdikjeden sin, mens 38,5% svarte at de har delvis kontroll. Andelen leverandører som har full kontroll har økt fra 47% i 2022 og delviskontroll har sunket. Andel som svarte at de ikke hadde kontroll var på 7% i 2023 vs 6% i 2022. Vi ønsker å øke andelen av leverandører som har full kontroll for å sikre ansvarlig praksis i hele vår verdikjede og at ingen av
våre leverandører ikke har kontroll.

Blant de besvarte undersøkelsene oppgav 38% av leverandørene at de har produksjon eller underleverandører i Kina som i følge EUindeks er et autoritært regime. Disse leverandørene vil vi strebe etter å ha god dialog med, for å sikre etterlevelse av våre etiske retningslinjer (Code of Conduct). Alle disse leverandørene svarte også at de har en Code of Conduct som inneholder bestemmelser om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og 60% av de responderte at de har fått sin Code of Conduct signert av underleverandørene sine.

Undersøkelsen viser også at 92% av de 13 respondentene har en Code of Conduct som inkluderer retningslinjer for anstendige arbeidsforhold og menneskerettigheter. Blant disse har 46% fått sin Code of Conduct signert av leverandørene, mens 23% har delvis fått signert avtalen. Videre oppgir 77% at de har et system for å følge opp de etiske retningslinjene i deres verdikjede, og 38,46% sier at de har fulgt opp leverandører med selvrapportering de siste 12
månedene. Dette er noe ned fra 2022 med 53%. Dermed mener vi at risikoen for negative konsekvenser er noe mitigert og ned fra høy risiko som vi initielt vurderer underleverandør leddet som.

Igjennom selvrapportering har vi avdekket at våre leverandører i stor grad er sertifiserte ihht ISO 9001 45001 og 14001. Omtrent 85% av respondentene på undersøkelsen vår svarte at de var ISO 90001 sertifisert. Dette indikerer at leverandørene våre har god kontroll på sine rutiner og driver kontinuerlig forbedringsarbeid. Av respondentene på undersøkelsen så har også 76% et
system for HSE og flere er sertifisert i henhold til ISO 45001.

Det er gledelig å rapportere at det ikke har blitt rapportert noen brudd på de etiske retningslinjene i løpet av de siste 12 månedene, basert på undersøkelsen. Undersøkelsen viser også at alle leverandørene oppgir å ha kontrakter med samtlige av sine ansatte, og at de blir betalt i henhold til enhver tids gjeldende lover og regler om minstelønn og overtid. Alle leverandørene som har respondert, har også svart at de har en null-toleranse policy på barnearbeid, tvangsarbeid og diskriminering på arbeidsplassen.

DEL C: Tiltak

Micro Matic har iverksatt flere tiltak i henhold til åpenhetsloven for å redusere risiko og fremme ansvarlig praksis i verdikjeden. Blant disse tiltakene er utsendelse av undersøkelse til leverandører. Micro Matic har sendt ut en undersøkelse til 27 av sine produktleverandører, som dekker 98% av produktinnkjøpene. Hensikten med undersøkelsen er å samle informasjon om
leverandørenes praksis og etterlevelse av Micro Matic sin standard. Svarprosenten på undersøkelsen var ca. 50% for regnskapsåret 2023. Dette er ned fra 2022. Vi har gått i dialog med de leverandørene som ikke har besvart for året som et tiltak for å få opp svarprosenten.

Micro Matic har blitt ISO9001 sertifisert i 2023. Dette var et tiltak vi satt i gang for å ha kontinuerlig kontroll på våre interne rutiner. En av rutinene etablert i denne prosessen er beslutning og opprettelse av nye leverandører. I rutinen står det nå spesifisert at ny leverandør skal ha «Signert Leverandørerklæring hvor de vedkjenner å tilfredsstille våre krav til etisk og bærekraftig verdikjede.» samt at vi innhenter kritisk informasjon som firmahistorikk, eierskapsstruktur, geografisk beliggenhet, evt sertifiseringer, kompetanseområder, produktspekter, samt grad av eierskap til egen produksjon. I 2023 har ikke Micro Matic fått noen
nye produktleverandører og det har dermed ikke blitt praktisert enda.

Videre aksjoner:

Inkorporering av Code Of Conduct i nye kontrakter er et tiltak Micro Matic vil jobbe med. Micro Matic planlegger å inkludere leverandør Code Of Conduct i kontraktene med leverandørene. Dette vil sikre at kravene og retningslinjene for ansvarlig praksis er juridisk bindende og en integrert del av samarbeidet. 

Utover å benytte leverandør Code Of Conduct ved nye leverandører vil Micro Matic jobbe med verdikjeden for å innhente flere underskrifter på vår leverandør Code Of Conduct av eksisterende leverandører. Per i dag har vi ikke innhentet dette for tjenesteleverandører og logistikkselskapene vi benytter. Dette vil vi jobbe med frem mot neste rapport.

Micro Matic vil vurdere behovet for å etablere en ekstern varslingskanal der leverandørene kan melde fra om eventuelle kritikkverdige forhold i verdikjeden. Dette tiltaket vil styrke muligheten for å oppdage og håndtere mulige brudd på retningslinjer og standarder.

Micro Matic tar arbeidet med åpenhetsloven på alvor, og vi legger stor vekt på å sikre at vår virksomhet alltid opererer i samsvar med våre egne strenge etiske retningslinjer og kravene i Åpenhetsloven. Vi anerkjenner betydningen av transparens i alle ledd av verdikjeden vår og er dedikert til å opprettholde høyeste standarder for etterlevelse. Vi jobber kontinuerlig med å styrke og forbedre våre interne prosesser, kontrollmekanismer og rapporteringsmetoder for å sikre at vi opprettholder full åpenhet og integritet i vår drift. Ved å ta et helhetlig perspektiv på verdikjeden vår, jobber vi hardt for å sikre at alle involverte parter er klar over og oppfyller de etiske retningslinjene og kravene i Åpenhetsloven. Gjennom dette engasjementet vil vi fortsette å være en pålitelig og ansvarlig aktør i markedet.

Signert:

Kjetil Kaldestad, Styrets leder

Simen Færevaag, Styremedlem

Lenke til det signerte dokumentet 2023

Lenke til det signerte dokumentet 2022