Etikk og ansvarlighet i Micro Matic

Kunden i fokus

Kundedialog

Micro Matic skal levere produkter og løsninger for å oppnå redusert energiforbruk og smartere bygg og infrastruktur, med høy kvalitet og lang levetid til sine kunder. Vi tilstreber alltid å forstå våre kunders behov og å gi dem tilpassede råd og anbefalinger i forhold til valg av riktige produkter og løsninger for den enkelte kunden og deres sluttbrukere.

Vi lytter, vi spør og vi forklarer!

Fri konkurranse

Micro Matic skal alltid konkurrere åpent og ærlig i markedet, og bidra til å sette en høy etisk standard i bransjen. Vi skal aldri delta i samarbeid eller aktiviteter som ikke er i tråd med gjeldende konkurranseregler, eller som på annen måte begrenser konkurransen i markedet. Vi aksepterer heller ikke at andre aktører deltar i slike aktiviteter, og ser det som vår plikt å varsle dersom vi har mistanke om at slikt samarbeid forekommer.

Leverandører og forretningspartnere

Interessekonflikter

Vi forventer at alle ansatte og våre forretningspartnere alltid handler i tråd med selskapets interesser og unngår å sette seg i situasjoner som kan medføre interessekonflikter. Vi skal alltid opptre transparent, være åpen om eventuelle interessekonflikter og iverksette relevante tiltak dersom nødvendig.

Dersom man som ansatt i Micro Matic opplever at man har en mulig interessekonflikt, skal dette umiddelbart meldes fra om til nærmeste overordnede for vurdering og videre håndtering.

Gaver og andre påskjønnelser

Ingen skal motta eller gi gaver eller noen form for ytelser fra/til selskapets forbindelser som kan innebære at vår troverdighet og tillit stilles i tvil. Dersom det er tvil om en gave eller ytelse kan innebære at vår troverdighet og tillit stilles i tvil, skal den ansatte avklare det med daglig leder.

Kostnader forbundet med reisevirksomhet, konferanser og andre arrangementer initiert av leverandører og/eller forretningspartnere, skal som hovedregel dekkes av Micro Matic og godkjennes i henhold til gjeldende fullmaktsmatrise. Eventuelle avvike fra denne regelen skal godkjennes av daglig leder.

Korrupsjon

Micro Matic har nulltoleranse for alle former for korrupsjon. Alle transaksjoner hvor Micro Matic er part skal være lovlige og avtalefestede.

Konfidensialitet

Ansatte i Micro Matic har lojalitetsplikt og er forpliktet til ikke å bruke, utlevere eller på annen måte gjøre tilgjengelig informasjon om Micro Matic sine forretningshemmeligheter, personopplysninger, data eller forretningsmessige «Know-how» for uvedkommende.

Ansatte skal vise aktsomhet i omtale av forhold som de blir kjent med eller erfarer under sitt arbeid. Taushetsplikten omfatter også Micro Matic sine kunder/leverandører og forhold hos disse.

Sensitiv og konfidensiell informasjon skal aldri deles med en tredjepart uten på forhånd å ha innhentet et skriftlig samtykke om dette.

Brudd på disse bestemmelsene kan medføre straffeansvar, oppsigelse eller avskjed.

Taushetsplikten vil også gjelde etter eventuelt opphør av arbeidsforholdet.

Klima, miljø og sosial ansvarlighet

Klima og miljø

Via våre produkter og løsninger skal vi bidra til det grønne skiftet i våre definerte markeder. Vi skal gjøre dette på en måte som også minimere vår negative påvirkning på klimaet og miljøet, som et resultat av de produktene og løsningene vi leverer, vår interne drift og våre forretningspartneres virksomhet.

Sosialt ansvar

Micro Matic skal være et fantastisk sted å jobbe for alle, og det forventes at alle ansatte skal være en aktiv bidragsyter til dette. Vi skal aktivt bidra til mangfold, likhet og inkludering både hos våre ansatte og hos våre samarbeidspartnere, og vi setter sosialt ansvar knyttet til menneskerettigheter og anstendig arbeid øverst på dagsorden.

I Micro Matic

Lover og regler

Vi skal alltid opptre i tråd med gjeldende lover og regler, inkludert helse, miljø og sikkerhet og personvern. Vi skal til enhver tid sikre tilfredsstillende dokumentasjon og lagring av vår virksomhet, og vil på forespørsel presentere mest mulig fullstendige og korrekte opplysninger til aktuelle myndigheter og tilsynsorgan.

Sosiale Media

Ansattes jobbrelaterte bruk av sosiale media oppmuntres, og det forventes at dette gjøres på en ansvarlig måte og i tråd med selskapets etiske retningslinjer.

Som ansatt i Micro Matic gjelder følgende prinsipper når du deltar på sosiale medier:

Vær bevisst på din rolle som ansatt Micro Matic, også utover arbeidstid.

Presiser at du ikke ytrer deg på vegne av Micro Matic hvis det kan reises tvil om din rolle.

Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner, vær åpen om hvor du jobber når det er relevant. Vurder nøye om du som privatperson skal ha kontakt med kunder og leverandører i sosiale medier. Selv om du i utgangspunktet synes det er greit å skille mellom rollene, kan dette over tid føre til situasjoner som kan oppleves problematisk for begge parter.

Ikke del bilder eller informasjon om andre på arbeidsplassen dersom de ikke selv har godkjent dette.

Vær varsom med politiske og religiøse ytringer som kan virke støtende overfor tredjepersoner eller andre ansatte i selskapet.

Vi understreker at den ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene.

Husk at internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har lagt ut eller sagt.

Bruk av rusmidler

Ingen må vise seg beruset eller nyte rusmidler under arbeidet eller innen arbeidsområdet. Det må heller ikke oppmuntres til bruk av rusmiddel under arbeidet eller innen arbeidsområdet.

Ansatte har et generelt ansvar for å holde seg skikket til å kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en forsvarlig måte.

Dersom Micro Matic kan sannsynliggjøre at den ansatte har et rusmiddelproblem og at virkningen av problemene er av en slik karakter at det går utover arbeidsoppgavene, vil dette kunne innebære saklig grunnlag for oppsigelse av den ansatte.

Mange legemidler påvirker sentralnervesystemet og dermed også potensielt den ansattes evne til å utføre arbeidet sitt på en sikker måte. Derfor skal den ansatte alltid rådføre seg med lege og i den forbindelse informere om sine arbeidsoppgaver.

Rapportering og varsling

Formål med rutinen

Formålet med rutinen er at kritikkverdige forhold i Micro Matic avdekkes slik at det kan iverksettes tiltak. Et varsel utløser en aktivitetsplikt for arbeidsgiver. Dette innebærer at Micro Matic vil sørge for å avklare og håndtere saken forsvarlig.

Micro Matic ønsker å legge til rette for at arbeidstakere på alle nivåer skal kunne føle seg trygge på å varsle internt om kritikkverdige forhold, uten at dette får negative konsekvenser. Som "arbeidstaker" i denne sammenheng, regnes også vikarer, innleide arbeidstakere og studenter.

Gjennom denne rutinen legges det til rette for at arbeidstakere er kjent med hva man skal foreta seg, dersom man blir involvert i en varslingssak.

Alle arbeidstakere har en lovfestet rett, og i enkelte tilfeller en plikt, til å varsle om kritikkverdige forhold.Å få avdekket kritikkverdige forhold i virksomheten har stor betydning, og er også viktig ut fra et samfunnsperspektiv. Vi oppfordrer derfor alle ansatte til å varsle dersom de blir kjent med slike forhold, og til å følge disse rutinene ved varsling.

Hva kan det varsles om?

Det kan varsles om alle typer kritikkverdige forhold. Arbeidsmiljøloven definerer kritikkverdige forhold som; forhold som er i strid med loven, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet. Noen eksempler kan være:

• Brudd på Micro Matic sine interne retningslinjer (f.eks. taushetsplikt)
• Brudd på Micro Matic sine etiske retningslinjer
• Brudd på Arbeidsmiljølovens bestemmelser og krav (f.eks. mobbing, trakassering, diskriminering, rusmisbruk og lønns- og arbeidsvilkår)
• Korrupsjon, økonomiske misligheter eller andre straffbare forhold
• Myndighetsmisbruk
• Fare for liv eller helse, klima eller miljø

Hvem skal det varsles til?

Varsling i Micro Matic skal som hovedregel skje til nærmeste leder med personalansvar. Dersom forholdet knytter seg til denne lederen varsles det til leders nærmeste overordnede. Det kan også varsles til en annen leder eller verneombud. Tillitsvalgt/verneombud som mottar et varsel skal bringe dette videre til riktig leder.

Dersom arbeidstakers varsel ikke følges opp av den som mottar varselet, kan arbeidstaker varsle videre til nærmeste leders overordnede eller verneombud.

I spesielle tilfeller kan varsling skje på andre måter. Varsling til personer eller organer utenfor virksomheten, bortsett fra offentlige myndigheter (Politiet, Økokrim, Skatteetaten, Konkurransetilsynet, Datatilsynet, Helsetilsynet og Miljødirektoratet), vil som hovedregel ikke være forsvarlig med mindre det allerede er varslet internt. En intern varsling er å foretrekke da Micro Matic får mulighet til å ta tak i kritikkverdige forhold raskt og forsvarlig.

Hvordan skal det varsles?

Et varsel kan starte som en muntlig henvendelse, men skal gjøres skriftlig av den som mottar varselet før det håndteres videre.

Varsling kan gjøres anonymt, men normalt vil åpenhet sikre bedre saksgang og et bedre resultat for alle involverte parter. Micro Matic ønsker å oppfordre til at den som varsler står frem med navn. Dette gjør det enklere å følge opp et varsel og holde varsleren informert om hva som gjøres i saken. Varslerens identitet vil alltid behandles som en fortrolig opplysning. Opplysninger om varslerens identitet skal bare gjøres kjent for de som mottar og behandler varselet, og de skal sørge for at varselet blir behandlet uten at varslers identitet blir gjort kjent for flere enn det som er strengt nødvendig for saksbehandlingen.

Vern mot gjengjeldelser og ivaretakelse av varsler

Arbeidstaker som varsler om kritikkverdige forhold er vernet mot enhver ugunstig behandling (gjengjeldelse), såfremt rutine for varsling er fulgt.

Ved håndtering av varslingssaker skal arbeidsgiver særlig passe på:

• at varsleren ikke blir utsatt for ulike former for mobbing/trakassering/utfrysing.
• at varsleren som følge av varselet ikke blir forskjellsbehandlet når det gjelder tildeling av arbeidsoppgaver, involvering i prosesser, fastsettelse av lønns- og arbeidsvilkår mv.

Arbeidsgiver bør gjennomføre en kort risikoanalyse for å sikre at varslers arbeidsmiljø ivaretas.

Ivaretakelse av omvarslede

Dersom det er varslet på en bestemt person, skal arbeidsgiver påse at denne personens arbeidsmiljø ivaretas på en god måte. Dette skal gjøres etter de samme prinsipper som ivaretakelse av varsler, jf. ovenfor.

Håndtering av varsler

Konfidensialitet

Alle varsler i Micro Matic behandles konfidensielt. Informasjon om innholdet i varselet skal bare deles med de personene som strengt behøver informasjonen for å undersøke og følge opp saken og for rapporteringsformål. Det faktum at det er gitt et varsel, hva varselet gjelder og at dette håndteres kan, dersom det vurderes som strengt nødvendig, kommuniseres til organisasjonen, media eller andre. Ved varsel om straffbare forhold kan også offentlig myndighet kontaktes.

Ansvarsfordeling

Ansvaret for å følge opp varslet skal fordeles etter konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Vurderingen gjøres av den som har mottatt varselet i samarbeid med HR-Direktør.

1. Nærmeste leder til den det er varslet om eier prosess og tiltak.
2. Nærmeste leder til varsler skal ivareta vedkommende og sørge for informasjon mellom berørte avdelinger/team.

De berørte kan få bistand fra verneombud.

Saksgang:

1. Varselet leveres til den lederen som kan gjøre noe med saken.
2. Den som inngir et varsel, skal få en skriftlig bekreftelse på at varselet er mottatt.
3. Lederen involverer riktig kompetanse og innkaller til møte jfr. aktivitetsplikten som innebærer at leder skal starte arbeidet med å avklare og håndtere saken. Hvem som skal delta i møtet avhenger av sakens karakter, men kan involvere nærmeste leder til den det er varslet om, avdelingsleder(e), HR-direktør og verneombud. Følgende spørsmål skal behandles i møtet:
   1. Hva vet vi? Vurder saken så langt vi kjenner den. Se Tabell 1: Kriterier for vurdering av varsel.
   2. Innhente mer informasjon? Vurder å kalle inn varsler og/eller den det er varslet om til ulike møte(r).
   3. Hva gjør vi nå? Opprette handlingsplan for videre saksgang eller arkivere referat dersom saken avsluttes.
4. Behov for tiltak kan eksempelvis innebære:
   a) Ryktehåndtering/tydeliggjøre hva som er akseptabel adferd
   b) Enkeltsamtaler med involverte parter
   c) Personalsak
   d) Melding til offentlig myndighet
5. Varsler skal ha skriftlig tilbakemelding innen 14 dager om hvordan saken blir håndtert.
   a) Viser det seg at kritikken er grunnløs eller baserer seg på en misforståelse, skal varsleren få en ordentlig forklaring på hvorfor Micro Matic mener det ikke er nødvendig å gå videre med saken.
   b) Den som varsler skal ikke straffes jfr. AML §2 A-4.
6. Leder skal alltid vurdere behov for tilbakemeldinger/konsekvenser til de involverte.
7. Gjenopprette et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Krav til dokumentasjon

De som håndterer varselet skal dokumentere sine vurderinger og konklusjoner skriftlig, inkludert hvilke faktagrunnlag slike vurderinger bygger på. Det skal skrives et referat fra alle møter med de involverte partene. Referat fra samtaler/intervjuer skal skje ved at vesentlige/overordnede punkter nedtegnes skriftlig. Vedkommende som har deltatt i samtalen/intervjuet får deretter oversendt utkast til referat for kommentarer.

Ansvar og oppfølging

Alle ansatte skal bidra til å holde oss selv ansvarlig for at våre etiske retningslinjer overholdes av alle ansatte og våre forretningspartnere. Vi vil regelmessig revidere og oppdatere retningslinjene for å sikre at de fortsatt er relevante og effektive for å ivareta selskapets høye forventninger til etisk og ansvarlig forretningspraksis hos våre ansatte og hos våre forretningspartnere.

Det er utarbeidet et eget dokument som beskriver etiske retningslinjer for våre leverandører.